Ai un apartament în regim hotelier, o garsonieră lângă mare sau o cabană la munte — și la fiecare oaspete nou apare aceeași bătaie de cap: cine completează fișa, ce date îi ceri, unde o păstrezi și ce faci dacă vine cineva de la poliție sau ANT să întrebe. Mai jos ai exact ce trebuie să știi, plus cum arată în practică varianta care nu te mai ține cu hârtii sau Excel-uri pe genunchi.
Ce este fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor
Este documentul prin care înregistrezi un oaspete la cazare: cine este, cu ce act de identitate se legitimează și pe ce perioadă stă la tine. În practică, e echivalentul „registrului de la recepție" pe care îl completează orice hotel — doar că, pentru o cazare mică, responsabilitatea cade direct pe tine, gazda.
Fișa servește la trei lucruri: îți dovedește cine ți-a fost oaspete și în ce interval, îți ține evidența corectă a sejururilor și te ajută să respecți obligațiile legale de înregistrare a turiștilor.
De ce ai nevoie de ea
Înregistrarea turiștilor cazați este o obligație legală în România, nu o opțiune. Pe lângă asta, o fișă completă și semnată îți oferă o protecție reală: dacă apare o problemă în timpul sejurului, ai datele oaspetelui și dovada că a fost de acord cu condițiile de cazare.
Structurile de cazare trebuie să țină evidența turiștilor, iar în cazul oaspeților cetățeni străini există formalități suplimentare de luare în evidență la autorități. Legislația se actualizează periodic — verifică obligațiile exacte și termenele aplicabile pe canalele oficiale (poliție, ANT) înainte să te bazezi pe o regulă anume.
Ce date conține o fișă completă
O fișă corectă adună datele minime de identificare ale oaspetelui și ale sejurului:
- Numele și prenumele complet (cum apar în actul de identitate)
- Data și locul nașterii
- Cetățenia
- Domiciliul (țară, localitate, stradă)
- Tipul actului de identitate (CI / pașaport / permis), seria și numărul
- CNP-ul, acolo unde e cazul
- Perioada sejurului — data sosirii și a plecării
- Semnătura oaspetelui
- Acolo unde e nevoie: o copie a actului de identitate
Nu cere niciodată mai multe date decât ai nevoie. Cu cât colectezi mai puțin, cu atât ai mai puțin de protejat și de explicat. Datele de mai sus sunt suficiente pentru o fișă validă.
Cum înregistrezi corect un oaspete — pas cu pas
- 1 Trimite oaspetelui fișa înainte sau la sosire — ideal, un link pe care îl completează singur de pe telefon.
- 2 Verifică datele față în față cu actul de identitate, ca să corespundă.
- 3 Cere semnătura — pe hârtie sau digital, pe telefon.
- 4 Păstrează fișa și eventuala copie a actului în siguranță, doar atât timp cât e necesar.
- 5 Pentru oaspeții străini, ocupă-te de formalitățile de luare în evidență cerute de autorități.
GDPR: datele oaspeților sunt date personale
Numele, actul de identitate și domiciliul sunt date cu caracter personal. Asta înseamnă că răspunzi de felul în care le aduni, le păstrezi și le ștergi.
Nu trimite copii ale buletinelor pe WhatsApp sau pe e-mailuri nesecurizate fără un motiv clar. Nu păstra pozele actelor mai mult decât e nevoie. Cere consimțământul explicit al oaspetelui pentru colectarea datelor și a semnăturii. Cu cât ții datele mai puțin și mai bine protejate, cu atât ești mai în siguranță.
Fișa de check-in pe Otiux: ce face mai exact
Uită de fișa pe hârtie completată în grabă la ușă și de registrul ținut într-un caiet sau un Excel pe care îl cauți disperat când sună un control. Pe Otiux, fiecare proprietate primește un link fix al fișei, o singură dată — îl salvezi în telefon și îl trimiți la fiecare oaspete nou, fie prin WhatsApp, SMS sau mesajul de pe platforma de unde a rezervat.
Oaspetele deschide linkul de pe telefonul lui, completează datele, atașează o poză a actului de identitate și semnează cu degetul pe ecran. Durează sub 2 minute — am cronometrat-o intenționat scurtă, ca să nu fie ceva ce oaspetele amână sau ignoră. Nu are nevoie de cont, de aplicație sau de imprimantă.
De îndată ce semnează, tu primești pe e-mail un PDF cu fișa completă — numărată și seriată automat, exact ca un registru de recepție de hotel, cu seria alocată proprietății tale și numărul următor din ordine. Poza actului de identitate ajunge tot acolo, ca anexă. Nu trebuie să deschizi Otiux, să dai refresh la nimic — vine singur în inbox, gata de printat sau arhivat dacă apare vreodată un control.
- Un singur link, fix, per proprietate — nu generezi altul de fiecare dată, doar îl refolosești.
- Oaspetele completează și semnează de pe telefonul lui, în sub 2 minute, fără cont și fără aplicație.
- Fișa completă ajunge pe e-mailul tău în format PDF, numerotată automat cu serie și număr, ca un registru de hotel adevărat.
- Poza actului de identitate vine atașată la același e-mail — nu o mai ceri separat pe WhatsApp.
- Otiux nu ține datele oaspeților la el — ele ajung direct la tine, iar răspunderea și controlul rămân în mâinile tale.
- Oaspeților cu cont Otiux li se precompletează automat numele, actul și cetățenia din rezervările anterioare — verifică, semnează, gata.
- Poți cere aprobarea ta înainte ca fișa să treacă mai departe, util mai ales când oaspetele completează singur, fără să-l vezi întâi.
- Merge și pentru rezervările de pe Airbnb sau Booking — generezi un link separat, fișa nu ține cont de unde a venit oaspetele.
Practic, treaba pe care o făceai tu manual — printat, dat de completat, strâns, scanat, arhivat — o face fluxul ăsta singur, iar tu doar deschizi un e-mail la finalul zilei.
Ia-ți linkul fișei de check-in acum
Adaugă-ți proprietatea pe Otiux și primești linkul fix al fișei în câteva minute — gratuit, fără comision, fără hârtii. Funcționează și pentru rezervările tale de pe Airbnb sau Booking.
Începe gratuit pe Otiux